La Autoridad Portuaria de Jamaica está implementando Oracle Cloud ERP y está logrando reducir el proceso de seguimiento de las facturas de las cuentas por pagar de horas a segundos.
La Autoridad Portuaria de Jamaica (PAJ) es una agencia del Ministerio de Crecimiento Económico y Creación de Empleo (MEGJC) y es responsable de la regulación y desarrollo del transporte marítimo y de carga de la isla.
Fue fundada en 1972 mediante un decreto parlamentario y desde entonces ha dirigido las agencias responsables del control de los muelles y puertos más grandes. Además, PAJ gestiona las instalaciones de las Zonas Económicas Especiales (ZEE) en Kingston, Montego Bay, y también supervisa la gestión portuaria y los servicios de gestión inmobiliaria en las ZEE, lo que genera más de 12.000 puestos de trabajo.
Ante esto, PAJ empezó a utilizar Oracle EBS hace 20 años, pero ahora buscaba dar un paso más. Quería un sistema que fuera más eficiente y permitiera tanto la integración de los módulos de compras, la presupuestación y todas las demás funciones contables para optimizar los tiempos. Por esto, la organización encontró en Oracle Fusion Cloud ERP la mejor solución para lograr dicha integración.
La elección de la solución de Oracle para resolver la situación surgió porque, como explicó Elva Williams-Richards, directora financiera de la Autoridad Portuaria de Jamaica, permitió una transición a la nube, que opera en tiempo real y evita los procesos manuales que antes eran obligatorios para los operadores.
“Simplemente logramos hacer más trabajo con Oracle. Con Oracle Cloud ERP, tenemos información en tiempo real sobre lo que está pendiente y podemos dar seguimiento a los pedidos”, dijo. «Nos mantiene actualizados».
Oracle Cloud ERP también tiene la capacidad de permitir el uso eficiente de las herramientas que PAJ ya tenía en el sitio, lo que resulta en una transición más rápida que con cualquier otro proveedor, creando así una solución empresarial eficiente y efectiva que se puede expandir para satisfacer las necesidades cambiantes del PAJ.
Por otro lado, las actualizaciones a esta solución de Oracle generaron un valor agregado para PAJ.
“Fluyen sin problemas y no requieren una ‘tecnología de TI’ para ejecutarse. Esta es una gran solución ya que la aplica nuestro propio equipo financiero”, dijo Williams-Richards.
Con Oracle Cloud ERP, PAJ integró con éxito el módulo de compras con compras por pagar, el cual ahora rastrea las facturas y cierra las órdenes de compra en tiempo real. También se generan recordatorios si algún artículo está programado para pagarse o cerrarse. De hecho, un proceso de seguimiento de facturas de cuentas por pagar que solía tomar horas ahora solo toma segundos, y también se almacena en el sistema.
La solución está basada en la nube y el personal trabaja en cualquier lugar con acceso en cualquier momento las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Las capacidades de análisis de datos y panel de control son infinitas, ya que se integra con las mejores herramientas de su clase.
Esto significa que la comunicación entre dos departamentos dentro de PAJ ha mejorado. Ahora son socios directos para perfeccionar el funcionamiento.
Asimismo, la solución se puede utilizar desde teléfonos celulares, en tiempo real, lo que permite trabajar desde cualquier lugar, esto se refleja directamente en la eficiencia de las operaciones de PAJ. Durante la pandemia, por ejemplo, trabajar con la solución permitió realizar transacciones sin problemas desde casa.
Finalmente, dado que los usuarios del departamento usan un sistema similar, ahora tienen la ventaja de rastrear solicitudes y órdenes de compra, liberando carga y recursos para el departamento de compras.
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