A Unit Trust Corporation (UTC) precisava de uma solução de RH voltada para os negócios que não exigisse amplo envolvimento de sua organização interna de TI. O SAP SuccessFactors ajudou a automatizar um conjunto completo de processos de HCM usando sua plataforma de tecnologia
A Unit Trust Corporation (UTC) de Trinidad e Tobago é uma fornecedora de soluções financeiras que atende a mais de 550 mil clientes em mais de 130 países ao redor do mundo. A organização oferece uma ampla gama de serviços financeiros e de gestão de patrimônio, incluindo fundos mútuos e soluções de investimento acessíveis on-line e com cartão de débito. A UTC tem como foco atender os clientes para atingir seus objetivos de independência financeira, contando com uma equipe dedicada para entregar soluções financeiras de qualidade e atendimento ao cliente.
A empresa precisava de uma solução de RH voltada para os negócios que não exigisse amplo envolvimento de sua organização interna de TI. A UTC já havia tentado uma solução centrada em TI com outro fornecedor de implementação que não atendeu adequadamente às suas necessidades organizacionais e de negócios, e procurou a HRIZONS para fornecer uma solução de gerenciamento de capital humano (HCM) baseada em nuvem mais simplificada.
Desafios do projeto
Os consultores de vendas e soluções da HRIZONS, em parceria com as equipes de vendas e engajamento de clientes da SAP SuccessFactors, enfrentaram um desafio importante antes deste projeto. Eles sabiam que a equipe HRIZONS era um fator crucial no estabelecimento de uma aliança com a UTC para entregar a melhor solução SAP SuccessFactors. Os consultores de vendas e serviços da HRIZONS se esforçaram para entender e abordar os desafios que a UTC havia enfrentado anteriormente, construindo confiança ao longo de meses de discussões e soluções compartilhadas de problemas. Esse nível de envolvimento antes da venda garantiu que todas as partes interessadas estivessem alinhadas na abordagem e nos objetivos ideais para este projeto.
Objetivos de implementação
A liderança da UTC sabia que, como uma empresa pública no setor financeiro altamente regulamentado, precisava dos melhores sistemas de HCM para garantir a conformidade regulatória e o alcance de seus objetivos organizacionais. O gerenciamento da UTC também estava ciente de que uma solução no local exigia mais recursos e maior envolvimento de TI e gerenciamento de projetos do que a solução baseada em nuvem mais simplificada.
Como resultado, selecionou o SAP SuccessFactors, uma solução baseada em nuvem, porque forneceu uma implementação mais simples e rápida e proporcionou a flexibilidade necessária para atender às suas capacidades de recursos, ao mesmo tempo em que atendeu aos requisitos de negócios, conformidade e desempenho.
O objetivo do projeto era automatizar um conjunto completo de processos de HCM usando a plataforma de tecnologia SAP SuccessFactors, incluindo Employee Central como seu principal sistema de registro de RH, Payroll 123 (uma solução de folha de pagamento terceirizada que a HRIZONS fornece no Caribe), Desempenho e Metas, Recrutamento, Remuneração, Gestão de Aprendizagem e Planejamento de Sucessão.
A UTC estava se transformando e fazendo movimentos ousados para levar a organização muito mais alto na curva de maturidade, passando de documentos e planilhas em papel para uma plataforma HCM totalmente automatizada e integrada na nuvem. Isso envolveu uma revisão e atualizações significativas em seus processos, bem como uma comunicação clara sobre os processos e recursos do SAP SuccessFactors.
A equipe da HRIZONS fez parceria com uma equipe de clientes para implementar oito módulos em 18 meses, com especialistas no assunto da UTC geralmente trabalhando em vários módulos ao mesmo tempo. Os consultores da HRIZONS foram altamente flexíveis no ajuste das configurações iniciais e na otimização do design da solução para garantir que cada módulo atendesse totalmente aos requisitos empresariais e organizacionais da UTC.
A experiência em gerenciamento de projetos da HRIZONS e o profundo conhecimento do produto com o Employee Central facilitaram a integração bem-sucedida do Employee Central ao Payroll 123, sua nova solução de folha de pagamento baseada em nuvem.
O gerente de projeto HRIZONS construiu uma forte aliança com o fornecedor da folha de pagamento e ajudou em parte oferecendo serviços em inglês/espanhol e sendo capaz de coordenar as comunicações internamente com a equipe do fornecedor em espanhol, ao mesmo tempo em que gerenciava as comunicações cliente-fornecedor em inglês. A parceria resultante levou a uma solução em evolução para integrar o Employee Central e a folha de pagamento.
Para oferecer suporte ao UTC à medida que as plataformas de solução evoluem, a oferta de serviços gerenciados pós-go-live do HRIZONS HRZ EVOLUTION continua em vigor para facilitar a comunicação e os testes entre o UTC, o Payroll 123 e a equipe de tecnologia SAP SuccessFactors para apoiar o sucesso a longo prazo do UTC Solução em nuvem HCM.
Realizações significativas incluem:
• Implementação da Central de Colaboradores com integração total ao recrutamento e remuneração;
• Integração do Outlook Calendar com Recruitment – implementação pela primeira vez deste novo recurso SAP SuccessFactors;
• Projeto de processos de HCM ideais como base para a implementação de praticamente todos os módulos, com base na transição de sistemas e formulários padrão baseados em papel para uma solução de nuvem HCM automatizada e totalmente integrada;
• Serviços suplementares para dar suporte à equipe principal UTC sobrecarregada, incluindo scripts de teste UAT para praticamente todos os módulos;
• Implementação bem-sucedida dos módulos de Desempenho e Metas usando a metodologia de implementação mais flexível HRIZONS Accelerate to Value (ATV). A solução Performance incluiu um fluxo de trabalho mais complexo com aprovações de gerente de segundo nível necessárias para cumprir os rigorosos requisitos de conformidade do setor financeiro. A solução Goals também incluiu a funcionalidade Goal Execution, que a equipe da UTC pode posteriormente optar por incluir como opção para seus usuários finais;
• Aprovação para avançar com a implementação bem sucedida do Plano de Sucessão;
• Treinamento e coaching de usuários bem-sucedidos fornecidos por meio do programa HRZ EVOLUTION da HRIZONS para enfrentar os desafios dos usuários, tornando-se confortáveis com os novos processos de recrutamento e funcionalidade do sistema;
• Excepcional parceria de gerenciamento de projetos entre HRIZONS e o gerente de projetos da UTC trazido para gerenciar o lado do cliente do projeto.
Lições aprendidas e melhores práticas:
• Importância da avaliação precisa dos recursos da equipe principal do cliente e especialistas no assunto em relação aos cronogramas de projeto projetados – especialmente importante com uma implementação de nuvem HCM de suíte completa;
• Revisão cuidadosa dos requisitos de projeto e configuração do cliente para adequar com precisão a metodologia de implementação às necessidades e requisitos do cliente;
• Papel crítico da parceria de gerenciamento de projetos ao fazer implementações complexas e multimódulos;
• Verificação cuidadosa de parceiros terceirizados envolvidos em integrações com o Employee Central para garantir que a maturidade e a funcionalidade do produto atendam aos requisitos técnicos;
• Importância de desenvolver um relacionamento sólido de consultor confiável como base para prosseguir com a implementação de um conjunto completo e complexo.
• Valor de uma forte parceria no nível de gerenciamento de projetos entre o cliente e as equipes principais de implementação;
• Importância da integração estreita da implementação e dos serviços de otimização e suporte contínuos, como os fornecidos pelas ofertas HRZ STRATEGY, HRZ EXECUTION e HRZ EVOLUTION da HRIZONS.
Conclusão
Este complexo projeto multimódulo não teria acontecido sem a estreita parceria das equipes HRIZONS e SAP SuccessFactors na resposta às preocupações iniciais da UTC. Projetos bem-sucedidos desse escopo exigem um forte relacionamento de consultoria de confiança com o cliente e as equipes de vendas e implementação que tenham o entendimento do negócio e a experiência funcional, técnica e de gerenciamento de projetos para garantir resultados de qualidade.
Neste caso, a compreensão da cultura e necessidades da UTC por parte das equipas de vendas e serviços da HRIZONS foi igualmente importante para o sucesso deste projeto. Em última análise, o cliente relata estar altamente satisfeito com a qualidade do produto e serviços de implementação, posicionando-o para o desenvolvimento contínuo de seus processos de HCM e para atrair e reter os melhores talentos em toda a organização.
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