¿De qué forma la aceleración de la transformación digital genera cambios en los servicios de impresión y gestión de documentos en el sector empresarial?
El confinamiento generado por la pandemia del Covid-19 y el consecuente auge del trabajo remoto o desde casa aceleró los procesos de digitalización de documentos y el declive en el uso de impresoras corporativas, mientras obligó a los usuarios del hogar plantearse una actualización o la compra de equipos de impresión o multifuncionales con el fin de cumplir con exigencias de documentos impresos para el trabajo.
De acuerdo con un estudio realizado por FoxIT y liberado a mediados del semestre pasado, las empresas en todo el mundo tuvieron que buscar formas para digitalizar sus procesos, acelerar la tendencia hacia los negocios sin papeles y pasar del impreso a otros formatos.
En concreto, más de dos terceras partes de los entrevistados en el estudio dijeron que la necesidad de prácticas relacionadas con oficinas sin papeles había crecido en sus respectivas empresas y muy pocos encuestados sostuvieron que la productividad se haya visto afectada por la pandemia.
De igual manera, el estudio reveló que el uso de soluciones documentales basadas en PDF aumentó. 23,61% de los encuestados consideran que creció mucho esa necesidad y l 35.84 vio que aumentó y afectó en alguna medida los procesos.
Y algo muy importante, la revisión de documentos no solo hizo su transición hacia lo digital, sino que se coló en el móvil directamente. 16,78% de las personas encuestadas por el estudio de FoxIT aseguran que esto cambió dramáticamente, mientras que el 27.68% respondió que ahora usan más el móvil para este tipo de tareas.
Así que decidimos hablar con tres expertos en el tema para que nos respondan la pregunta sobre cómo la aceleración de la transformación digital genera cambios en los servicios de impresión y gestión documental en el sector empresarial.
Jimmy Saenz, business development manager de impresión corporativa en HP Inc. Colombia; Olivia Angulo, Head of Global IWS Solution Architecture, Xerox Corporation y de Paola Gayón, gerente de producto en el negocio de escaners y tinta, en Epson, nos explican el presente y nos dan luces sobre las tendencias en este segmento.
Jimmy Saenz, business development manager de impresión corporativa en HP Inc. Colombia
De acuerdo con el más reciente estudio de Gartner (Julio, 2021), se estima que para fines del 2021 los trabajadores remotos representarán el 32% de todos los empleados del mundo, y a medida ocurra la reapertura de oficinas bajo la nueva modalidad, cerca del 51% de esos empleados trabajarán en un entorno híbrido oficina-casa, al menos 1 día a la semana.
Esto presupone en primer lugar, ambientes menos seguros para el control y la salvaguarda de la información impresa y digital, así como también, una alta complejidad para los equipos de TI corporativos en el blindaje de los dispositivos de impresión que ejecutan tareas de oficina conectados a una red de hogar.
En Colombia, por ejemplo, según estadísticas del Balance de Cibercrimen de 2020 de la Policía Nacional, durante el periodo de la pandemia los delitos informáticos han crecido en un 96% con variaciones significativas en actividades ciber-delincuenciales como el intrusismo informático (108%) y el espionaje informático (236%). Por esta razón, la aceleración de la transformación digital también debe garantizar la protección de datos y documentos para cerrar las brechas de seguridad, bien sea, a través de las capacidades de software o de las características de seguridad del dispositivo.
En segundo lugar, con el cambio de paradigma de productividad fuera de la oficina, también se generan desafíos en la forma en cómo se gestionan servicios de impresión y documentación de manera remota, siendo la adopción de tecnologías en la nube un factor preponderante para la interacción y sincronización de los puntos de contacto digital con aplicaciones y software de predictibilidad que permita atender la demanda de servicios, suministros, periféricos de manera anticipada para garantizar sostener los acuerdos y niveles de servicios (SLA´S) comprometidos por proveedores especialistas en impresión.
Finalmente, y no menos importante, el impacto de huella ecológica también se ve beneficiada no solo por la digitalización de los procesos de documentación -que antes eran netamente análogos- sino también gracias a la reconversión de sistemas y dispositivos de impresión (e imagen) fabricados con componentes reutilizados, diseñados para el menor consumo energético posible y compatibles con suministros de impresión ecoeficientes y amigables con el medio ambiente.
Gracias a nuestros servicios de impresión y a nuestra especializada red de partners de negocios, podemos facilitar experiencias de impresión a la medida de la pequeña, mediana y gran empresa, con tecnologías de avanzada que permiten la trazabilidad y la predictibilidad de los procesos (HP Smart Device Services & HP Access Control) dentro y fuera de entornos administrados; la integración con numerosas aplicaciones de software (embebidos o en cloud) que pueden ayudar al ahorro del tiempo y del dinero; y el aseguramiento de la información de su compañía gracias al más completo sistema de seguridad del mercado en nuestros dispositivos (HP Security Manager).
Contribuimos por hacer de este mundo un mejor espacio para todos gracias a iniciativas como HP Planet Partners que asegura la disposición final de dispositivos de cómputo, impresión y periféricos de nuestros clientes; así como también impulsamos la economía circular través del reciclaje, la reutilización y reintroducción de componentes y partes para el beneficio del planeta, las personas y la comunidad.
Olivia Angulo, Head of Global IWS Solution Architecture, Xerox Corporation
Si bien es justo decir que la tendencia creciente de BYOD* y el uso más amplio de dispositivos móviles dieron como resultado una disminución constante en el uso de papel en esta etapa con pandemia, y que los procesos de transformación digital se aceleraron notablemente, de acuerdo con un estudio de Xerox del Futuro del Trabajo lo que sucedería en los próximo 5 años pasara en solo 2 (2020-2021), la realidad es que la oficina sin papel sigue siendo una quimera para la mayoría y está confirmado que nunca dejara de existir.
No es que nos falte la tecnología para dejar de usar papel, es que no queremos deshacernos del papel en nuestras actividades diarias. Una de las mayores barreras para la transformación de procesos basados en papel a procesos sin papel, es la resistencia al cambio y la convivencia de generaciones que actualmente existen en el mercado laboral, mientras algunas prefieren seguir usando papel e incluso leyendo un libro físico, otras quieren todo digital, a pesar de la opinión de que los flujos de trabajo en papel son un inhibidor de la eficiencia y el crecimiento, la gente sigue usando papel porque eso es lo que siempre han hecho y existen procesos mentales que funcionan mejor usando éste.
De hecho, uno de los hallazgos clave de un estudio de automatización de flujo de trabajo y digitalización realizado por Quocirca, fue que el papel sigue siendo un elemento clave para muchas empresas. Quocirca entrevistó a 200 organizaciones en EE. UU., Reino Unido, Francia y Alemania, y los encuestados informaron que el 27 por ciento de los procesos comerciales se realizan en papel. Las principales razones citadas para el papel fueron: firmas físicas (55%), los clientes / proveedores lo requieren (48%) y, más notablemente, que el personal prefiere el papel (41%).
Las empresas reciben, producen y comparten contenido de forma exponencial cada minuto. Todos los días se enfrentan al reto de cómo organizar, compartir y analizar la información que entra y salen de sus organizaciones de diversas y dispares fuentes. Esto ha creado un requisito urgente para mejorar la eficiencia operativa e impulsar el crecimiento a través de la transformación digital a fin de ser mucho más eficientes y dejar de lado un tanto el uso de papel.
Esto es reconocido por 8 de cada 10 (80 %) de los líderes de automatización de procesos de negocios encuestados por Quocirca, quienes dijeron que la digitalización de documentos es muy importante para su estrategia de administración de información y control.
Las empresas deben planificar su estrategia de gestión de la información para conectar sin problemas los mundos de datos físicos (en papel) y digitales, para extraer el máximo valor de todos sus datos en el menor tiempo posible. Pero menos de la mitad de las organizaciones que participaron en el estudio de Quocirca (44 %), han implementado políticas para administrar tanto la información en papel como la digital, aun teniendo la intención de hacerlo.
El reto para las organizaciones sin importar su tamaño, es lograr tener de sus socios de negocio las alternativas reales que les permitan lograr esta conjunción exitosa entre lo físico y lo digital, como por ejemplo, tener dispositivos de impresión que te permitan ser un enlace en flujos de trabajo a diferentes plataformas en la nube como: OneDrive, Google drive, etc., y/o compartirlos con otros procesos críticos en la organización como cuentas por pagar utilizando un conector o APP para sus aplicaciones claves, transformado el papel en un documento digital, como puede ser un conector de Concur en el multifuncional.
Todo lo anterior con protocolos de seguridad informática que den certeza y confiabilidad a las empresas… y esto no debe detenerse ahí ya que también tenemos que pensar en la bioseguridad de los colaboradores, los dispositivos también permiten utilizar el multifuncional desde sus celulares inteligentes sin tener contacto físico. Estas acciones generan valor a una organización y permiten VIVIR la interacción real entre lo físico y digital.
Paola Gayón, gerente de producto en el negocio de escaners y tinta, en Epson
La industria tecnológica se está transformando y por lo tanto va a cambiar la forma de trabajar e interactuar con los clientes que buscan cada vez con más fuerza reducir los costos.
Es evidente que la impresión corporativa ha decrecido por el home office, porque parte del volumen de impresión se ha trasladado a los hogares y eso ha generado que los negocios o empresas adquieran equipos más pequeños, en términos generales todo el mercado de impresión corporativa ha sufrido una caída.
Algo positivo, es que se ha afianzado el posicionamiento de la inyección de tinta en el segmento de consumo, donde aumentó la conversión de cartucho a tanque, principalmente, por costo, y esto mismo se está dando en el sector corporativo donde la conversión es de láser a tinta, por las ventajas que ofrece en ahorro por menos intervenciones (repuestos necesarios en el tiempo) y menor consumo de energía que contribuye a los objetivos de ahorro que hoy en día busca tanto el sector Pyme como el Corporativo.
Por otra parte, somos conscientes que el entorno de trabajo moderno está cada vez más centrado en la conectividad y la gestión de documentos, dos de las grandes prioridades para la mayoría de las empresas actualmente. Es necesario agilizar la gestión del flujo de trabajo con una amplia gama de funciones inteligentes que permitan una óptima gestión. Con el auge del trabajo mixto que combinan lo digital con lo impreso, las compañías buscan equipos de calidad que sean efectivos tanto para cargas de trabajo grandes como ligeras. Además, buscan priorizar calidad a cantidad y usar menos energía, reducir costos al imprimir solo lo necesario, y ser más sostenibles con el medio ambiente.
En Epson, brindamos soluciones con ofertas de valor, con un amplio portafolio tanto de escáneres como de impresoras que permiten simplificar los procesos de digitalización de documentos que llegan a la empresa, reduciendo la necesidad de gestión de papel y puntos de contacto compartidos.
Es responsabilidad de las compañías adoptar la transformación digital acorde a sus necesidades, diseñando procesos que se adapten a la nueva normalidad y generación de empleados.
Hace tiempo observamos un crecimiento impulsado por el aumento de necesidades de digitalizar documentos en el mundo híbrido, que generó un pico de demanda y hemos trabajado profundamente en cada uno de los segmentos para satisfacerla.
Para esto fue fundamental contar con nuestros canales y distribuidores aliados, cubriendo los mercados que requieren información digital.
Respecto al hogar, la tendencia del trabajo en casa y la variedad de productos, permitieron el ingreso de los escáneres, teniendo en cuenta también la confianza de los consumidores en Epson como marca.
La garantía de última tecnología con la complementación entre las distintas líneas de producto les brinda una propuesta de valor agregado a los consumidores. Estamos convencidos de haber logrado un acercamiento a la demanda enfrentándonos rápidamente a ella y eso hoy se refleja en la elección de los clientes.”, explica Ignacio De La Torre, Gerente Regional de Marketing de Productos de Epson América Inc.
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